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もうプレゼンは怖くない!相手に伝わるプレゼン資料を作るための6ステップまとめ

公開日:2013年7月12日 | 最終更新日:2014年7月1日

こんにちは。アシスタントディレクターのいがらしです。どうぞよろしくお願いします。

ところで、広報・マーケティング担当の皆様は、「自分の中でプレゼンがうまくいき、自分の思いも全て伝えたつもりでいても、相手の反応が全然良くない」という経験はありませんか?

実は、自分が伝えたと思っていても、相手に伝わっていないことが多々あるのです。

なぜ相手に伝わらないのか?

プレゼンだとどうしても自分の思いだけを伝えようとしてしまいがちです。
しかし、相手にどう感じどう行動してほしいかを考えなければ、ただの独りよがりになってしまいます。

では、相手に伝わるにはどうしたらよいのでしょうか?

その疑問を解決する一つの手段として、今回は、相手に伝わるプレゼンをするために心がけたい資料作成術をまとめた著書絶対!伝わる図解 面白いほど通るプレゼン作成術をご紹介します。

伝わる図解とは

伝わる図解とは一体どのようなものを指すのでしょうか?

著書の中では、

「キースライド」が「適切なタイミング」で挿入されているスライド全体を、「伝わる図解」と定義します。

とあります。

この「キースライド」「適切なタイミング」で挿入されているスライドを作成するのに、以下6つのステップを踏んで、プレゼンの軸をしっかり固めることが必要です。

「伝わる図解」のキモとなる6ステップ思考法

Step1 自分ゴールを決める

まず、資料作成のゴールを決めます。

実際に資料を作り始める前に、「資料を作成する目的」「期限」など、伝えたいことのとなる項目を箇条書きにしてみましょう。

この作業を行うことで、作成途中に何が言いたいのか迷ってしまっても、原点に帰ることが出来ます。

Step2 相手ゴールを調べる

次に、相手の求めていること、価値観、判断基準などを探ります。

相手にどのように感じてほしいか、相手にどのように行動してほしいかという2つのゴールを設定してみましょう。
そして、相手が何を重要視しているかを探り、伝えたいことの優先順位をつけていきます。

相手の重要視している項目を探ることが難しい場合は、以下のチェック項目を利用すると、相手のことが見えてきます。

  • プレゼン対象者のタイプ(どのような思考の持ち主か)
  • プレゼン対象者の属性(性別、役職等)
  • サービスなどの導入を決める際の動機
  • 事前ヒアリング時の反応

Step3 自分ゴールと相手ゴールの「かけはし」を探る

次に、自分にとっても相手にとってもゴールになる落としどころを見つけます。

相手が違えば、相手ゴールも変わってきます。

  1. このプレゼンによる相手のメリットは何なのか?
  2. 相手のメリットと自分のメリットをどうつなげるか?

を考えた上で、相手の視線から自分の思いを伝えることが重要です。

Step4 キースライドを作る

次に、落としどころとなるスライドを作成します。

スライドを形成する「3つの表現」と「3つの構成要素」

スライドに用いる表現として、「言葉」「数字」「図解」の3つがあります。
「言葉」と「数字」でスライドの枠組みを形づくり、図解で伝えたいことを端的に表現します。

また、スライドの基本的な構成要素として、「見出し」「本体」「メッセージ」の3つがあります。
「見出し」にキーメッセージを、「本体」に上記スライドに用いる表現を、「メッセージに」に補足説明を記載します。

Step5 キースライド挿入のタイミングを考える

次に、プレゼンの見せ場にキースライドを入れます。

実際に資料に入れ込む前に、一旦プレゼンのシナリオを紙に起こしてみましょう。
スライドの中身やスライドの順番などが見えてくると思います。

著書の中で、以下の論理展開方法が紹介されています。

伝わる論理展開「GARPFSメソッド」

  • Goal……目的や認識を共有(同じゴールに向かいましょう)
  • Analyze……目的達成のための分析(こんな手法で調べました)
  • Result……分析から得られた結果(興味深い分析結果が出ました)
  • Propose……分析結果を踏まえた提案(ついては、ぜひこの提案を)
  • Future……提案が実現した時の未来(これを実行すれば、こんなステキな未来が待っています)
  • Schedule……導入までの具体的ステップ、プロセス(具体的には、こんな手順で実行していきましょう)

伝える順番を最適化することで、相手にも伝わりやすくなります。

Step6 補強スライドを作る

最後に、説得力を増すために必要なスライドを作成します。

キースライドだけでは伝えたい思いを全て伝えきることはできません。
その伝えきらなった部分(相手が疑問に思う部分、客観的データ等)をこの補強スライドを作成することで、相手に納得してもらえる資料に仕上がるのです。

さいごに

「プレゼンを聞いている相手は、自分が思っている程内容に興味がない」

上記を念頭に置いて、プレゼン資料を作成する際、相手に伝えたいことが伝わるように構成を考えていきたいものです

今まで何となく作成していたと感じたそこのあなた、一度振り返ってみてはいかがでしょうか?

それではこのへんで。

絶対!伝わる図解 面白いほど通るプレゼン作成術

目次

序章 「伝わる図解」とは
第1章 「伝わる図解」のメリット
第2章 「伝わる図解」を作る前に
第3章 「伝わる図解」を作る6ステップ
第4章 「伝わる図解」でプロジェクトもうまくいく!
第5章 「伝わる図解力」向上のヒント
終章 「伝わる図解」で人生を楽しく!

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