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イベント運営が簡単にできる「EventRegist(イベントレジスト)」、欲しい機能が揃っていて便利すぎる!

公開日:2013年7月18日

自社でセミナーやイベントを開催するとき、みなさんはどのようにページや申し込みフォームの作成、そのリスト管理を行っていますか?

ニューズ・ツー・ユーでは今までセミナー詳細ページはもちろん、セミナー申し込みフォームを自社サイト内に作成して、申込者リストをサーバに蓄積、サーバからCSVダウンロードしてエクセルで管理をしていました。でもセミナーがあるたびにページを作って、フォームを作って、となるとちょっと大変ですよね。
なので、今年は「EventRegist(イベントレジスト)」というリアルイベントの告知、事前集金(決済)、参加者管理などが可能なイベントプラットフォームを使ってみました。
開催するイベントが有料の場合、そのチケットの売り上げ8%を手数料としてイベントレジストに支払う必要がありますが、今回、弊社のイベントは無料だったため、以下の機能を全部無料で運用することができました!

かゆいところまで手が届き、簡単にイベントページを作成できる!

ステップ1:会員登録

イベントを作成するためには会員登録が必要です。ただし、メールアドレスの登録だけ。Facebook ログインも可能なようですが、会社のイベントということで今回は、会社のメールアドレスを使って会員登録しました。

ステップ2:イベントページ作成

イベント名や開催場所など基本情報をフォーム入力のように入れていきます。ポイントとしては以下。
  • 開催場所の住所を入れるとGoogleマップを表示することができる
    マップ画像をいちいち作らなくていいので、便利ですね。
  • チケットの枚数や金額を設定可能
    販売するチケットの上限やチケットの種類を追加できます。
  • イベントページのURLを自由に設定可能
    イベントレジストのドメインは必須ですが、一番最後の部分を自由に設定可能です。
    今回のイベントの場合、http://eventregist.com/e/netprday2013 としました。
  • イベントの概要はWYSIWYGで
    文字に色を付けたり太字にしたり、インデントやリスト表示も可能。リンクも設置可能で自由度高いです。
  • ソーシャルボタンも設置可能
    Twitter、Facebook、mixi、はてぶ、LinkedIn、Google+、AddThisを設置できます。
  • Google Analytics での解析も可能
    Google Analytics の ID を入力できるのでページとしてPV、訪問数を把握できます。
  • パスワードで限定公開
    パスワードを設定することができるので、限定メンバーでのイベントも可能です。
  • ページデザイン編集
    ある程度画面の構成は決まっていますが、その色味などを変更することができます。メイン画像を設定できるので、イベントのイメージを伝えることは可能ですし、上級者向けにCSSの編集もできるのですが、そこまでしなくても十分でした。

出来上がったページはこんなかんじ。イベントの内容さえ決まっていれば、10分程度でページの作成はできてしまいます。

イベントレジストで作ったイベントページ

ステップ3:申し込み受付開始

ページの概要を入力して、プレビューで見てOKだったら、「公開」に切り替えるだけで、ページが公開されて指定したURLで告知案内を開始できます。イベントに申し込まれると会員登録時のメールアドレスに参加受付メールが送付されるので、随時申込状況がわかります。
開催者は申し込みの設定で
  • 一人が申し込める人数の設定
  • 申し込みするときのフォーム入力内容の設定
も細かく設定できます。毎回申し込みフォームの要件定義を考えていた私からすれば、なんと楽ちん!
申込者にはQRコード付きのメールが送付されて、イベント当日はそれを印刷して会場に持ってくるとチェックインが可能になっています。参加者用のイベントレジストアプリも出ていて、それをスマートフォンにダウンロードするとスマートフォンでチェックインもできるようです。
eventregist02

注意!

ただ1点、申し込みされた後にイベントページを修正すると、そのたびに申込者にメールが送付されます。数回程度であればリマインドメールになって良いのですが、あまりに多いとちょっと鬱陶しいと思いますのでご注意を!

イベントへ申し込む方はイベントレジストへの会員登録が必要

それと、イベントレジストで作成されたイベントに申し込むためには、申込者はメールアドレスとパスワードによるイベントレジストへの登録が最初に必要です。

管理画面で申し込み状況の管理

申込者のリストは管理画面からCSVでいつでもダウンロードできます。ダウンロード時に必要な情報(社名とかメールアドレスとか)も選択できるので、取得したい情報のみのリストが出力できます。

当日の受付

さて、イベント当日、会場受付では来場者にお持ちいただいたQRコードの紙をスキャンするだけで、チェックインが可能。QRコードを読み取るだけで参加者として登録されます。ああ、あいうえお順のリストを用意して名刺と照らしあわせていたのは何だったのでしょう・・・(遠い目)
スキャン用の端末はイベントレジストさんからも借りられますし、iPhoneなどスマートフォンに専用のアプリを入れれば、スマートフォンでの読み取りも可能です。以下はいずれも開催者用のアプリです。
来場者がQRコードを忘れてしまっても大丈夫。管理画面でお名前などで検索して、管理画面上からそのままチェックイン扱いにすることができます。
ということで、イベントレジストは無料なのにかなり使えて、スムースなセミナー運営ができたので、オススメだと思います!

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