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行き着く先はシンプルなスケジュール&タスク管理

公開日:2014年12月16日

こんにちは、ディレクターのヨネハマです。

師走ということもあり、みなさん仕事や忘年会でバタバタ、もうやること盛りだくさんかと思いますが、スケジュール&タスク管理はどうされていますか?タスク管理ツールはごまんとあって、海外で有名な老舗のタスク管理ツール「Remember The Milk」に始まり、「Doit.im」、「Any.do」やあれが良いこれが良いと聞けばすぐに試してきたんですが、なかなかどのツールも定着しない。。。
結局行き着いたのはGoogleカレンダー。もともとスケジュール管理にGoogleカレンダーを使っているので、タスクもカレンダー内に表示したく、タスク管理ツールでカレンダー連携したりもしていましたが、それらの利用はやめてGoogleカレンダーのみを使ってます。この方法の何が便利で良いのかちょっとご紹介します。

高機能でなくて良い シンプル・イズ・ベスト

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 フォルダ分け、タグ分け、重要度分け、優先順位分けとかやるのは最初だけ!(笑)忙しいからタスク管理が必要なのに、なんだかいつのまにかタグ付けがタスクになってたりしたり、全て「今日やる」リストとかに入ってる状態になるのがオチ。結局面倒くさくてやらなくなるのでシンプルが一番。オフィスではPCで開いていおく管理ツールはGoogleカレンダーのみにしてタスクが発生したらひたすらGoogleカレンダーに終日予定として追加していくだけ。この時、通知をメールかポップアップで設定しておくこと。これで忘れるのを幾分防げます。

音声入力が使える

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どんどん巨大化するモバイルは画面が大きすぎて入力がしづらく、利用することが増えてきた音声入力。最近の 音声認識精度はどんどん良くなっていて、Google音声入力やsiriなどお使いの方も多いのでは。siriだと「今日 終日 見積作成 予定入れて」とかでスケジュールに追加してくれるので、会社ではさすがに使いませんが、外(周りにあまり人がいない時)や家なんかだとこの機能 が意外と使えるなと感じてます。

海外滞在時も便利

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海外に行った時にも現地時間で予定を表示してくれるGoogleカレンダー は何かと便利で、ほぼ全てのスケジュールやタスクをここに集約してます。日本で入力しておいた締め切り厳守のタスクが、海外でも日程間違えることなく管理できます。

タスク完了後に消せる

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最近だとLINEでタスク管理というのも紹介されていましたが、これは書いたものがずっと残るんですよね。手書きでタスク管理してた時も終わったら二重線で消していくのが気持ちよかったんですが、「さくっと消せる」、意外とこれが大事。気分がすっきり!

自然文で入力できる

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これはタスク管理に、というよりスケジュール管理的に便利なものになりますが、適当にセルをクリックして、入力欄に「10時に打ち合わせ」と入力すれば、表示を自動的に調整してくれて「10:00 打ち合わせ」と予定が入る。わざわざ「10:00」と文字入力を切り替えて入力する必要がなく、あたかも自然文のように入力できるので便利です。

Gmailとの連携が便利

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こちらもスケジュール管理としてになりますが、Chromeの機能拡張で「Right-Click to Calendar」を入れるとWebページ上で選択した文字列を右クリックしてGoogleカレンダーに登録(予定作成)できます。Gmailはもちろんですが、サイトを見ていたりして気になったものやイベント、セミナー情報なんかも手軽に登録できます。範囲内に日付情報があれば時間まで読み取ってくれるので便利。また、Gmailでフライト、コンサート、レストランの予約などの予定に関するメールを受け取ると、自動的にカレンダーに追加されるようになったり(読み取りに色々問題は残ってるようですが今後の改善に期待)、GoogleカレンダーアプリもGmailとの連携を強化していっているようなので、今後ますます便利になりそうです。

一つのツールでスケジュール&タスク管理、と至ってシンプルな管理方法のご紹介でした。

今年も残りあとわずか。うがい手洗いしっかり、体調万全にして、しっかりスケジュール&タスク管理しながらやり残しのないよう年末を迎えましょう~!

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